Usługi

Organizacja konferencji

Biuro Organizacji Konferencji PPNT powstało w 2011 roku. Zajmujemy się kompleksową organizacją wydarzeń takich jak konferencje naukowe, kongresy, zjazdy lub realizujemy ich wybrane elementy np. obsługę finansową.

Dysponujemy szeroką ofertą usług, bazą sprawdzonych podwykonawców i wieloletnim doświadczeniem. W latach 2011-2019 zorganizowaliśmy lub rozliczyliśmy ponad 80 różnych wydarzeń, doradzając i wybierając dla naszych klientów najlepsze rozwiązania dostosowane do ich potrzeb i możliwości.

Oferta Biura Organizacji Konferencji PPNT  kierowana jest głównie do pracowników Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, jednakże podejmujemy się również organizacji wydarzeń dla innych podmiotów naukowych.

  • 8 lat doświadczenia w tworzeniu konferencji w Poznaniu
  • kompleksowy zakres współpracy
  • specjalizujemy się w rozliczaniu i obsłudze finansowej wydarzeń
  • mamy bogate portfolio sprawdzonych podwykonawców

Organizacja konferencji – zakres naszych usług:

  • Obsługa finansowa wydarzeń i konferencji:

    • przygotowanie szczegółowego budżetu
    • założenie osobnego subkonta konferencyjnego (PLN i EUR)
    • zarządzanie przychodami i kosztami konferencji
    • usługi księgowe, wystawianie faktur
    • umożliwienie płatności online dzięki usłudze PayU
    • obsługa umów sponsorskich
    • rozliczanie dotacji
    • udostępnienie terminalu do płatności na miejscu
  • Logistyka

    • rezerwacje sal konferencyjnych, hoteli, obiektów gastronomicznych
    • negocjacje z hotelami
    • dostosowanie obiektów do potrzeb klienta
    • zapewnienie środków transportu
    • przygotowanie planów pomieszczeń i oznaczeń obiektów
    • zapewnienie nadzoru technicznego, nagłośnienia, sprzętu audiowizualnego
    • prowadzenie rejestracji, punktu informacyjnego wydarzenia
    • wynajem stoisk targowych, tablic posterowych
  • Usługi cateringowe w ramach konferencji

    • wybór firmy cateringowej
    • dostosowanie oferty do potrzeb klienta
    • wynajem potrzebnych obiektów oraz sprzętów
    • kontakt z firmą cateringową, koordynowanie działań
  • Materiały konferencyjne

    • stworzenie logotypu i systemu identyfikacji wizualnej wydarzenia
    • kompleksowe przygotowanie pakietów konferencyjnych
    • redakcja, skład i druk materiałów (m.in. książki abstraktów, przewodnika, plakatów)
    • współpraca z agencją graficzną
    • przygotowanie i druk identyfikatorów dla uczestników
    • przygotowanie personalizowanych gadżetów
  • Usługi informatyczne dla wydarzeń

    • utworzenie i obsługa strony internetowej wydarzenia
    • utworzenie i prowadzenie skrzynki mailowej wydarzenia
    • prowadzenie sytemu rejestracji uczestników
    • system rejestracji abstraktów i artykułów online
    • tworzenie baz danych
    • redakcja i wysyłka newsletterów
  • Tłumaczenia

    • tworzenie treści w języku angielskim
    • tłumaczenie materiałów na dowolny język
    • możliwość zapewnienia tłumaczeń symultanicznych
    • obsługa uczestników w języku preferowanym przez organizatorów
  • Wydarzenia towarzyszące

    • koordynacja wydarzeń około konferencyjnych (kolacji, bankietów, turniejów sportowych itp.)
    • tworzenie programu artystycznego dla wydarzenia
    • wybór i obsługa artystów
    • zapewnienie potrzebnego nagłośnienia, instrumentów
    • przygotowanie i realizacja atrakcyjnych wycieczek dla uczestników
    • przygotowanie programu dla osób towarzyszących

Nasze największe wydarzenia:

Jakie wydarzenie chcesz z nami zorganizować?

Wypełnij formularz kontaktowy