Biuro Organizacji Konferencji

Biuro Organizacji Konferencji zajmuje się kompleksową organizacją konferencji i wydarzeń naukowych. Gwarantujemy elastyczne i komfortowe warunki organizacji konferencji i wydarzeń naukowych z podziałem na kwestie naukowe i logistyczne – w zależności od potrzeb przygotujemy kosztorys uwzględniający wszystkie lub wybrane elementy współpracy.

Co oferujemy?

Obsługę finansową wydarzeń i konferencji. Kompleksowo zajmujemy się obsługą finansową wydarzeń, zaczynając od szczegółowego opracowania budżetu, poprzez założenie dedykowanego subkonta konferencyjnego w PLN, EUR i USD, po bieżącą ewidencję przychodów i kosztów. Wystawiamy faktury uczestnikom oraz umożliwiamy płatności online w systemie PayU. Współpracujemy ze sponsorami i darczyńcami, a także wspieramy przy pozyskiwaniu dotacji.

Usługi informatyczne i medialne. Prowadzimy system rejestracji uczestników, a także obsługujemy platformy służące do przyjmowania abstraktów i artykułów online. Oferujemy redakcję i wysyłkę newsletterów, przygotowujemy informacje prasowe i dbamy o promocję wydarzenia. Wspieramy także proces pozyskiwania patronatów honorowych i medialnych oraz wspieramy przy uzyskaniu profesjonalnej dokumentacji fotograficznej i filmowej

Pełne wsparcie logistyczne. Zajmujemy się rezerwacją sal konferencyjnych, hoteli oraz obiektów gastronomicznych, a także prowadzeniem negocjacji z podwykonawcami. Koordynujemy usługi cateringowe, dbamy o właściwą organizację przestrzeni konferencyjnych oraz zapewniamy niezbędne środki transportu dla uczestników i gości. Nadzorujemy aspekty techniczne, w tym przygotowanie nagłośnienia i sprzętu audiowizualnego. Prowadzimy również rejestrację uczestników i punkt informacyjny, a także organizujemy stoiska wystawiennicze.

Obsługę uczestników konferencji. Tworzymy i aktualizujemy bazy danych uczestników, przygotowujemy zaproszenia oraz prowadzimy korespondencję.

Zapewnienie materiałów konferencyjnych. Współpracujemy z agencjami graficznymi, przygotowujemy identyfikatory, spersonalizowane gadżety oraz wszystkie niezbędne materiały konferencyjne.

Usługi tłumaczeniowe. Tworzymy treści w języku konferencji oraz zapewniamy tłumaczenia symultaniczne.

Organizację wydarzeń towarzyszących. Koordynujemy przebieg wydarzeń towarzyszących np. bankietów. Zapewniamy program artystyczny, zaplecze techniczne oraz organizujemy wycieczki turystyczne oraz programy dla osób towarzyszących.

Więcej o Biurze Organizacji Konferencji

Zapraszamy do kontaktu przez dedykowany formularz kontaktowy.

Posiadamy wieloletnie doświadczenie, w trakcie którego zorganizowaliśmy ponad 100 konferencji i wydarzeń naukowych o zasięgu krajowym i międzynarodowym, stacjonarnie i online, m.in.:

2021-2022: wydarzenia online

International Conference New Challenges of Local Governance in Times of Uncertainty and Complexity IGU2021
Third World Conference of the Society for Urban Ecology 2020/21 (hybrid mode)
The Logic Colloquium is the European Summer Meeting of the Association for Symbolic Logic 2021
The Poznań Linguistic Meeting PLM 2021
11th International Conference on Geographic Information Science,
„XXIII Kongres Polskiego Towarzystwa Neuropsychologicznego 2021
The Seventh International Symposium on Dielectric Materials and Applications ISyDMA’7 conference 2022
International virtual conference on Advances in Topographic Mapping 2022
CERS – 8th Central European Conference in Regional Science „Resilience of cities and regions in an uncertain time”2022

Biuro Organizacji Konferencji działające przy Poznańskim Parku Naukowo-Technologicznym oferuje wsparcie organizacyjne oraz dedykowaną platformę do konferencji.

Platformę konferencji online wyróżnia:

Wygoda i łatwość użytkowania: spotkania online z wykorzystaniem przeglądarek internetowych (również na urządzeniach mobilnych) bez konieczności instalacji dodatkowych wtyczek czy oprogramowania; bezpieczeństwo: połączenie w pełni szyfrowane, dostęp zabezpieczony certyfikatem SSL, a wszystkie dane są przechowywane na dedykowanym serwerze w DataCenter PPNT; zgodność z regulacjami prawnymi: standardy gromadzenia oraz przetwarzania danych są zgodne z RODO; gwarantowane wsparcie techniczne i organizacyjne: bezpośredni dostęp do twórców i administratorów platformy, szybka reakcja w przypadku potrzebnych zmian lub awarii; możliwość organizacji dużych wydarzeń: do 500 uczestników (od 09.2021), 4 prelegentów w każdej sesji, do 8 sesji równocześnie; jakość obrazu: wyjątkowa w porównaniu z rozwiązaniami dostępnymi na rynku jakość przesyłanego obrazu; integracja z serwisami video: streaming z YouTube, Vimeo, Twitch i innych; personalizacja narzędzia względem organizowanego wydarzenia: dostosowanie wyglądu konta konferencyjnego według preferencji (np. logotyp, kolory, opisy, komunikaty itp.).

konto na serwerze Direct IT i zabezpieczony dostęp;
zamieszczenie komunikatów przygotowanych przez organizatorów wydarzenia;
samodzielna obsługa organizacyjna i moderatorska wydarzenia;
dowolna liczba moderatorów podczas wydarzenia;
nieograniczony czas trwania wydarzenia;
maksymalnie aktywnych 150 uczestników wydarzenia;
maksymalnie do 4 prelegentów synchronicznie;
maksymalnie do 8 grup podczas sesji głównej;
możliwość rejestrowania sesji;

Zdobyta wiedza i doświadczenie predysponują nas do organizacji wydarzeń naukowych na najwyższym poziomie.

Kto może skorzystać z usługi?

Pracownicy uczelni z WIelkopolski.

Klienci biznesowi, poszukujący wsparcia przy organizacji konferencji.

Dlaczego warto?

Doświadczenie w postaci zorganizowania ponad 100 konferencji i wydarzeń naukowych o zasięgu krajowym i międzynarodowym.

Wsparcie na każdym etapie organizacji konferencji oraz przy wydarzeniach towarzyszących.

Dedykowana platforma do organizacji konferencji online.

Często zadawane pytania

Gdzie działa Biuro Organizacji Konferencji?

Biuro Organizacji Konferencji działa na terenie całej Wielkopolski.
Czy istnieje możliwość organizacji konferencji online?

Tak – wówczas zapewniamy wsparcie techniczne oraz dedykowaną platformę dla konferencji w wersji online.
W jaki sposób mogę skorzystać z usług Biura Organizacji Konferencji?

Prosimy o kontakt przez dedykowany formularz kontaktowy.