Kolejne odpowiedzi Komisji Europejskiej w związku z sytuacją spowodowaną koronawirusem dotyczące projektów w Horyzoncie 2020

2020-03-31

Komisja Europejska postanowiła odpowiedzieć oficjalnie na kolejne pytania, które spływają do niej, w związku z panującą epidemią koronawirusa

1. Czy w ramach Horyzontu 2020 możliwe jest przesunięcie daty rozpoczęcia projektu?

Odroczenie terminu rozpoczęcia projektu jest możliwe w przypadku umów grantowych, które mają zostać podpisane (są na etapie przygotowywania) oraz, poprzez poprawkę (amendment), w przypadku umów grantowych już podpisanych, z datą rozpoczęcia w przyszłości (jeszcze nie rozpoczęto żadnych prac w projekcie). Termin rozpoczęcia projektu ustalony na późniejszy termin opóźni płatność zaliczkową.

Jeżeli przeprowadzenie działań w ramach projektu nie jest możliwe, beneficjenci mogą również wystąpić z wnioskiem o zawieszenie realizacji projektu (art. 49, ust. 1 MGA). Jednak koszty poniesione podczas zawieszenia projektu nie mogą zostać naliczone.

2. W jaki sposób będą postępować organy finansujące w związku z możliwymi opóźnieniami w dostarczaniu rezultatów projektu (deliverables) i raportów w ramach projektów w Horyzoncie 2020?

Biorąc pod uwagę sytuację, zostanie zapewniona pełna elastyczność w zaplanowanych terminach realizacji rezultatów projektu, kamieni milowych i raportów, na których wyniki miały wpływ środki ograniczające.

W przypadku raportów związanych z płatnościami, koordynator nadal będzie mógł przedłożyć raport w terminie określonym w umowie grantowej, ale dozwolona będzie elastyczność w odniesieniu do 60-dniowego okresu na złożenie raportu. Jednak wszelkie spóźnione raporty związane z płatnościami będą prowadzić do późniejszej płatności.

3. Co dzieje się w przypadku umów w ramach programu Horyzont 2020, jeśli beneficjenci nie mogą przedłożyć wszystkich/pełnych elementów swoich sprawozdań dotyczących płatności okresowych i końcowych?

W przypadku płatności okresowych:

Biorąc pod uwagę sytuację, zapewniona zostanie elastyczność w zakresie kompletności raportów składanych w związku z płatnościami okresowymi. Beneficjenci muszą nadal składać raporty opisowe/naukowe i finansowe. Biorąc jednak pod uwagę sytuację, beneficjenci będą uprawnieni do przedstawienia krótszej narracyjnej części swojego raportu opisowego/naukowego, np. koncentrując się tylko na kluczowym wyjaśnieniu wykonanych prac. Pozostałe dokumenty mogą zostać złożone w następnym okresie sprawozdawczym.

W przypadku płatności końcowych:

Biorąc pod uwagę sytuację, instytucje finansujące dokonają płatności końcowej, nawet jeśli beneficjenci nie są w stanie przedłożyć świadectwa kontroli sprawozdania finansowego. Jednakże kwota płatności dla tych beneficjentów, którzy nie złożą świadectwa, zostanie ograniczona do progu wymaganego dla świadectwa, czyli do wysokości 324 999 euro. Beneficjenci otrzymają płatność uzupełniającą po złożeniu świadectwa kontroli dla pozostałej kwoty objętej świadectwem kontroli.

Jeśli raport końcowy nie jest jeszcze kompletny z innych powodów (np. z powodu niektórych zadań, które nie są w pełni wykonane), koordynatorzy mogą poprosić o zmianę, w celu przedłużenia projektu do 6 miesięcy, by wykonać zadania. Jeśli tak się stanie, beneficjenci nadal będą musieli przedłożyć swoje świadectwo kontroli sprawozdań finansowych wraz ze sprawozdaniem końcowym.

4. Czy istnieje możliwość przedłużenia czasu trwania projektu w ramach programu Horyzont 2020 z uwagi na sytuację związaną z koronawirusem?

Tak, beneficjenci mogą wnioskować o przedłużenie do 6 miesięcy początkowego czasu trwania projektu z powodu sytuacji związanej z koronawirusem. Takie wnioski będą rozpatrywane pozytywnie i szybko. Wszelkie wnioski przekraczające wspomniany wcześniej 6-miesięczny okres zostaną uwzględnione na podstawie indywidualnej oceny organu finansującego. Nie można jednak zwiększyć maksymalnej kwoty grantu wskazanej w art. 5 MGA.

5. Co stanie się z kosztami w ramach projektu w Horyzoncie 2020, gdy wystąpią trudności z realizacją projektu z powodu sytuacji związanej z koronawirusem?

Dla kosztów rzeczywistych w projektach w Horyzoncie i dla grantów MSCA:

Biorąc pod uwagę sytuację, zostanie zapewniona maksymalna elastyczność w odniesieniu do realizacji projektu. W miarę możliwości beneficjentów zachęca się do telepracy lub do korzystania z innych form pracy zdalnej. Koszty telepracy będą akceptowane jako kwalifikowalne, nawet jeśli telepraca nie jest zwykłą praktyką beneficjenta.

Zachęca się również beneficjentów do zmiany swoich zadań, gdy jest to możliwe. Na przykład zadania wymagające fizycznej obecności w terenie (np. eksperymenty/praca w laboratoriach itp.) mogą zostać odroczone do czasu po ustaniu stanu zagrożenia, a tymczasem można wykonywać pracę zdalną (praca biurowa, sporządzanie raportów, itp.). Koszty będą nadal kwalifikować się do prac wykonanych w ramach projektu, nawet jeśli takie przesunięcie pociąga za sobą odstępstwa od początkowego harmonogramu określonego w Aneksie 1.

Dodatkowa możliwość dla grantów MSCA:

Beneficjentom przypomina się, że okresy, w których naukowiec był nieobecny przez 30 kolejnych dni lub krócej (z powodów innych niż zwykły urlop), mogą nadal zaliczać się do projektu i koszty za nie będą kwalifikowalne.

Ponadto budżet jest elastyczny jeśli chodzi o wykorzystanie otrzymanych kwot. Koszty jednostkowe badań, szkolenia i tworzenia sieci powinny być wykorzystane przede wszystkim na działania związane z badaniami, szkoleniami i tworzeniem sieci zaplanowanymi w Aneksie 1. Jednak beneficjenci mogą przeznaczyć część tych kwot, na pomoc w utrzymaniu wynagrodzenia naukowców, którym uniemożliwiono realizację projektu z powodu sytuacji związanej z koronawirusem.

6. Umowa z ekspertem KE – czy nadal trwają oceny wniosków?

Ze względu na obecną sytuację, do odwołania, wszystkie oceny są przeprowadzane zdalnie przy użyciu urządzeń wideo lub konferencji internetowych. Wszyscy zakontraktowani eksperci otrzymają dalsze instrukcje od koordynatora wezwania konkursowego. Zmiana umowy nie jest konieczna.

Wydatki:

Obowiązuje reguła „force majeure”. Eksperci otrzymają zwrot bezzwrotnych kosztów podróży i hotelu niezależnie od tego, czy mogą uczestniczyć zdalnie. Rzeczywiste koszty hotelu zostaną zwrócone do uzgodnionego pułapu. Koszty ubezpieczenia podróży (jeśli zostało zakupione specjalnie na tę podróż) również zostaną zwrócone. Jeżeli kwoty niepodlegających zwrotowi kosztów podróży i hotelu zostaną pokryte z ubezpieczenia podróżnego, koszty te nie zostaną zwrócone.