Kolejne odpowiedzi Komisji Europejskiej na najczęściej zadawane pytania przez beneficjentów projektów w Horyzoncie 2020

2020-04-16

Na stronie Komisji Europejskiej dotyczącej programu Horyzont 2020, pojawiły się nowe odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania przez beneficjentów projektów w Horyzoncie 2020.

1. Co z projektami w ramach programu „Horyzont 2020” obejmującymi zamówienia publiczne, gdy występują trudności z realizacją zamówień z powodu wybuchu COVID-19?

W przypadku projektów obejmujących zamówienia publiczne (w szczególności poprzez realizację zadań przez podwykonawców zgodnie z art. 13 H2020 MGA lub zakup towarów, robót i usług zgodnie z art. 10 H2020 MGA), może być konieczne przedłużenie bieżących umów o udzielenie zamówienia ze względu na sytuację COVID-19 (np. w przypadku zamówień w sektorze opieki zdrowotnej, w ramach którego szpitale koncentrują się obecnie na walce z kryzysem COVID-19 lub ponieważ w niektórych krajach zamówienia publiczne niezwiązane z kryzysem COVID-19 są zawieszone). Modyfikacje umów o udzielenie zamówienia powinny być przetwarzane zgodnie z obowiązującymi ramami prawnymi dotyczącymi zamówień publicznych, zapewniając przejrzystość i równe traktowanie.

Przedłużenie bieżących umów o udzielenie zamówienia może również wymagać przedłużenia umowy grantowej.

Jeśli nie jest możliwe przeprowadzenie jakichkolwiek prac w ramach projektu, beneficjenci mogą również wystąpić o zawieszenie realizacji projektu (art. 49 ust. 1 MGA H2020). Jednak koszty poniesione podczas zawieszenia projektu nie mogą zostać naliczone do projektu.

2. Jaką dokumentację uzupełniającą muszą zachować beneficjenci grantu w ramach programu „Horyzont 2020”, aby udowodnić wpływ „siły wyższej” lub opóźnień w dostarczaniu wyników, raportów lub realizacji projektu z powodu wybuchu COVID-19?

Beneficjenci muszą przechowywać odpowiednie i wystarczające dowody potwierdzające kwalifikowalność wszystkich zadeklarowanych kosztów, właściwą realizację projektu i zgodność ze wszystkimi pozostałymi zobowiązaniami w ramach projektu zgodnie z art. 18 MGA. Biorąc pod uwagę te wyjątkowe okoliczności, beneficjenci mogą być zmuszeni odstąpić od swojej zwykłej dokumentacji lub dokumentów potwierdzających.

Przykłady:

• W przypadku „siły wyższej” beneficjenci muszą przechowywać wszystkie dokumenty niezbędne do udowodnienia kwalifikowalności poniesionych kosztów (jak wszelkie inne koszty poniesione w ramach projektu), a także wszystkie dokumenty potwierdzające, że podjęli wszelkie niezbędne kroki by ograniczyć wszelkie szkody spowodowane działaniem „siły wyższej”. Na przykład wiadomości e-mail mające na celu anulowanie biletu kolejowego / lotniczego, żądanie zwrotu kosztów ubezpieczenia od odwołania (jeśli dotyczy), zmiany biletu lotniczego / kolejowego (jeśli to możliwe) itp.
• W przypadku kosztów personelu, gdy są trudności z uzyskaniem co miesiąc podpisywanych kart czasu pracy przez przełożonego z powodu wybuchu Covid-19, można przesłać elektroniczną wersję karty czasu pracy (skan lub zdjęcie) pocztą elektroniczną do osoby nadzorującej, która zatwierdza odpowiadając na tę wiadomość e-mailem. W takich przypadkach beneficjenci muszą zachować oryginalny grafik z podpisem osoby oraz e-mailem akceptacyjnym osoby nadzorującej.
• W odniesieniu do realizacji projektu beneficjenci muszą przechowywać wszystkie dokumenty niezbędne do poparcia wyjaśnień zawartych w ich raporcie naukowym. Na przykład wiadomości e-mail wymieniane podczas okresu telepracy, inne dokumenty papierowe lub elektroniczne używane zamiast zeszytu laboratoryjnego zwykle znajdującego się w siedzibie beneficjenta itp.

3. W jaki sposób beneficjenci mogą raportować godziny przepracowane w ramach projektu z programu „Horyzont 2020”, jeśli pracownicy nie mogą podpisać lub zlecić kontrasygnowania grafików z powodu środków pandemicznych COVID-19?

Zgodnie z art. 18 MGA, beneficjenci muszą prowadzić ewidencję czasu pracy dotyczącą liczby zadeklarowanych godzin (lub podpisać oświadczenie o wyłącznej pracy w projekcie). Zapisy czasu pracy muszą być sporządzone na piśmie i zatwierdzone przez osoby pracujące w projekcie i ich przełożonych, co najmniej raz w miesiącu. Jeżeli z powodu środków ograniczających w wyniku wirusa COVID-19 beneficjenci napotkają trudności w uzyskaniu comiesięcznego podpisu swojego grafiku lub jeśli podpis elektroniczny nie jest możliwy, Komisja zaakceptuje jedną z dwóch następujących opcji:

• Podpis kart czasu pracy można opóźnić do momentu zniesienia ograniczenia, lub
• Elektroniczna wersja grafiku (skan lub zdjęcie) może zostać wysłana pocztą elektroniczną do przełożonego, który ją zatwierdzi, odpowiadając na tę wiadomość e-mailem. Beneficjenci muszą zachować oryginalny grafik z podpisem osoby oraz e-mailem akceptacyjnym osoby nadzorującej.

4. Co dzieje się z kosztami sprzętu zakupionego wyłącznie w celu realizacji projektu, gdy nie można go użyć z powodu pandemii COVID-19 i powiązanych środków ograniczających, w przypadku projektów w ramach programu „Horyzont 2020?

W przypadku sprzętu zakupionego na wyłączny użytek w ramach projektu, beneficjenci mają prawo zadeklarować pełne odpowiednie koszty amortyzacji, nawet jeśli sprzęt nie jest faktycznie używany przez naukowców z powodu pandemii COVID-19.

Koszty nowego sprzętu, który nie działał przed wdrożeniem środków ograniczających COVID-19, można zadeklarować w projekcie dopiero od dnia rozpoczęcia amortyzacji.

5. Czy w ramach projektu z programu „Horyzont 2020” zapewniona będzie jakakolwiek elastyczność w stosunku do zwyczajowych praktyk beneficjentów dotyczących kosztów podróży z powodu pandemii COVID-19?

Koszty podróży będą kwalifikowalne, jeśli spełnią ogólne warunki kwalifikowalności określone w art. 6 MGA (tj. w szczególności, jeśli są niezbędne w projekcie). Jednak biorąc pod uwagę tę bezprecedensową sytuację, zapewniona zostanie maksymalna możliwa elastyczność w stosunku do zwyczajowych praktyk beneficjentów w zakresie kosztów podróży.

Koszty podróży zostaną zaakceptowane, nawet jeśli beneficjent musi tymczasowo odstąpić od swoich zwyczajowych praktyk dotyczących kosztów podróży, aby poradzić sobie z wyjątkowymi indywidualnymi sytuacjami. Na przykład z powodu wybuchu COVID-19 beneficjent może być zmuszony odstąpić od swojej zwykłej procedury zakupu, aby natychmiast zarezerwować bilety lotnicze w obie strony swoim pracownikom pracującym za granicą w ramach projektu.