Jak uchronić firmę technologiczną lub IT przed wyniesieniem najcenniejszych aktywów
2019-04-24 Jan Chełkowski
Współczesne firmy konkurują między sobą wypracowując innowacje. Receptury chemiczne, plany, rysunki techniczne, ale też procedury obsługi klienta, know-how organizacji, wiedza pracowników czy inne elementy własności intelektualnej, stanowią o przewadze rynkowej firm. Jak chronić własność intelektualną firmy? Wystarczą cztery proste kroki!
W dawnych firmach produkcyjnych wystarczyło postawić wysoki płot i zainstalować kilka kamer, aby ryzyko wyniesienia urządzeń produkcyjnych spadało praktycznie do zera. Aktualnie kluczową przewagą konkurencyjną firm jest wiedza i umiejętności pracowników, a nie maszyny i infrastruktura. Dlatego osoby zarządzające firmami technologicznymi i IT powinny podchodzić z duża zapobiegliwością do potencjalnego wycieku wiedzy i know-how będących w głowach zatrudnionych w firmie ludzi. Zaniedbanie w tym obszarze może prowadzić do gigantycznych strat, nie do odrobienia.
Przykład: w pewnej firmie produkcyjnej w laboratorium pozostawiono na biurku bardzo istotną recepturę. Tego dnia akurat z wizytą przyjechał poddostawca. Jednym rzutem oka wyciągnął najciekawszą wiedzę, nad którą firma pracowała wiele miesięcy. Dostarczył innym swoim odbiorcom bardzo ciekawy produkt. Znane są też przypadki pracowników działów sprzedaży, który przechodzili do konkurencji, zabierając ze sobą dane klientów. Nie mieli oni świadomości, że robią coś niezgodnego z prawem, pracodawca nie dał im do zrozumienia, że dane klientów są istotną własnością firmy i nie można ich przekazywać innym podmiotom.
Więc… jak ochronić własność intelektualną firmy, gdy postawienie murów i alarmów nie jest skuteczne? Trzeba poszukać innych sposobów i narzędzi.
Oto 4 niezbędne kroki, aby Twoja firma była bezpieczna:
Określ co jest istotną tajemnicą przedsiębiorstwa
Osoby zarządzające firmą powinny jasno zdefiniować, jaka część zgromadzonej w firmie wiedzy powinna być traktowana jako kluczowa. Nie da się chronić całej wiedzy, nie jest to też konieczne, gdyż tylko część z niej jest na tyle istotna, aby traktować ją jako tajemnicę przedsiębiorstwa i odpowiednio ją chronić
Ustal regulamin i procedury postępowania z tajemnicą przedsiębiorstwa
Każdy pracownik, który ma dostęp do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, musi zostać poinformowany o tym, że jest to cenna dla firmy wiedza i należy dbać o to, aby nie wyciekła poza organizację. Przełożeni muszą określić, w jaki sposób powinno zostać to zrealizowane. Np. jeśli kluczową wiedzą w firmie jest lista klientów, sposobem jest ograniczenie dostępu do danych kluczowych kontrahentów, tak aby wgląd do nich mieli tylko pracownicy, którzy są z nimi w bieżącym kontakcie. Poza tym warto wprowadzić odpowiednie zasady ochrony własności intelektualnej firmy, np. wizytówki kluczowych klientów nie powinny leżeć luzem na biurku, wydrukowanych maili nie wolno zostawać na drukarce itp. Jeśli firma chroni wiedzę o potrzebach swoich klientów, może rozdzielać informacje pomiędzy różne działy, tak aby tylko kluczowe osoby miały całościową wiedzę, pozwalającą obsłużyć danego klienta.
Kluczowe jest, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, kiedy mają styczność z wiedzą istotną dla przedsiębiorstwa oraz zostali uświadomieni jak powinni postępować z nią, aby zminimalizować ryzyko przypadkowego jej wycieku
Podpisz umowy o poufności z partnerami biznesowymi
Świadomość co do zakresu i procedur dotyczących informacji poufnych muszą mieć też osoby stykające się z nią, które pracują poza naszą organizacją – nasi dostawcy, podwykonawcy itp. Wiedzę tą w formie zobowiązania powinno się zawrzeć w umowie o poufności. Jest to niezbędny dokument, który powinien definiować w jaki sposób wiedza poufna będzie oznaczona, w jaki sposób przekazywana i jakie będą skutki naruszenia zasad poufności.
Umieść w umowach z pracownikami zapisy o poufności i o zakazie konkurencji
Procedury mogą zabezpieczyć firmę przed nieumyślnym wyciekiem tajemnicy przedsiębiorstwa. Jednak na nic się nie zdadzą w przypadku celowego działania. Na tą ewentualność firma musi na piśmie uzyskać zobowiązanie w formie np. aneksu do umowy, że pracownik zachowa poufność określonych informacji. Zapisy tego dokumentu powinny obligować pracownika do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa nawet po zakończeniu pracy np. przez dwa lata.
Osobną kwestią jest zakaz konkurencji. Jeśli pracownik ma dostęp do bardzo cennej wiedzy dla firmy może zostać zobowiązany do nie podejmowania żadnej pracy w dotychczasowej branży przez określony okres czasu.
Zastosowanie tych czterech działań spowoduje, że pracownicy będą dbali o poufność najistotniejszych informacji, tak samo partnerzy biznesowi. Kluczowe w tym procesie jest uświadomienie pracowników oraz opracowanie rozsądnych reguł, które nie będą zbyt uciążliwe, a skutecznie ochronią know-how przed wyciekiem. W XXI w. wiedza o tym, jak chronić własność intelektualną jest niezbędna, aby uzyskać i utrzymać przewagę nad konkurencją.
Foto: freepik.com
