Organizacja konferencji
Biuro Organizacji Konferencji zajmuje się kompleksową organizacją konferencji i wydarzeń naukowych. Gwarantujemy elastyczne i komfortowe warunki organizacji konferencji i wydarzeń naukowych z podziałem na kwestie naukowe i logistyczne – w zależności od potrzeb przygotujemy kosztorys uwzględniający wszystkie lub wybrane elementy współpracy.
Naszą ofertę kierujemy nie tylko do wszystkich do pracowników Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz innych uczelni i instytucji naukowych na terenie Wielkopolski, ale także do klientów biznesowych.
Posiadamy 11 letnie doświadczenie, w trakcie którego zorganizowaliśmy ponad 80 konferencji i wydarzeń naukowych o zasięgu krajowym i międzynarodowym, stacjonarnie i online, m.in.:
2021: wydarzenia online
- International Conference New Challenges of Local Governance in Times of Uncertainty and Complexity IGU2021
- Third World Conference of the Society for Urban Ecology 2020/21 (hybrid mode)
- The Logic Colloquium is the European Summer Meeting of the Association for Symbolic Logic 2021
- The Poznań Linguistic Meeting PLM 2021
- 11th International Conference on Geographic Information Science,
Wyświetl naszą ofertę
Biuro Organizacji Konferencji działające przy Poznańskim Parku Naukowo-Technologicznym oferuje wsparcie organizacyjne oraz dedykowaną platformę do konferencji.
Platformę konferencji online wyróżnia:
Wygoda i łatwość użytkowania: spotkania online z wykorzystaniem przeglądarek internetowych (również na urządzeniach mobilnych) bez konieczności instalacji dodatkowych wtyczek czy oprogramowania; bezpieczeństwo: połączenie w pełni szyfrowane, dostęp zabezpieczony certyfikatem SSL, a wszystkie dane są przechowywane na dedykowanym serwerze w DataCenter PPNT; zgodność z regulacjami prawnymi: standardy gromadzenia oraz przetwarzania danych są zgodne z RODO; gwarantowane wsparcie techniczne i organizacyjne: bezpośredni dostęp do twórców i administratorów platformy, szybka reakcja w przypadku potrzebnych zmian lub awarii; możliwość organizacji dużych wydarzeń: do 500 uczestników (od 09.2021), 4 prelegentów w każdej sesji, do 8 sesji równocześnie; jakość obrazu: wyjątkowa w porównaniu z rozwiązaniami dostępnymi na rynku jakość przesyłanego obrazu; integracja z serwisami video: streaming z YouTube, Vimeo, Twitch i innych; personalizacja narzędzia względem organizowanego wydarzenia: dostosowanie wyglądu konta konferencyjnego według preferencji (np. logotyp, kolory, opisy, komunikaty itp.).
- konto na serwerze Direct IT i zabezpieczony dostęp;
- zamieszczenie komunikatów przygotowanych przez organizatorów wydarzenia;
- samodzielna obsługa organizacyjna i moderatorska wydarzenia;
- dowolna liczba moderatorów podczas wydarzenia;
- nieograniczony czas trwania wydarzenia;
- maksymalnie aktywnych 150 uczestników wydarzenia;
- maksymalnie do 4 prelegentów synchronicznie;
- maksymalnie do 8 grup podczas sesji głównej;
- możliwość rejestrowania sesji;
Zdobyta wiedza i doświadczenie predysponują nas do organizacji wydarzeń naukowych na najwyższym poziomie.
Wybrane konferencje:
2019: XXX European Congress and Colloquium of Agricultural Law
2019: Third International Legume Society Conference
2019: 100-lecie Wydziału Prawa i Administracji UAM – Zjazd Absolwentów
2018: XV World Congress of Agricultural Law
2017: 55th EHPRG Meeting: High Pressure Science and Technology
2015: Polish Evolutionary Conference
2014: II International Conference Oxygenalia
2014: V Ogólnopolski Zjazd Cywilistów
2013: 8th Meteoroids Conference
2012: I International Conference Oxygenalia
Wyświetl naszą ofertę
-
Obsługa finansowa wydarzeń i konferencji:
- Szczegółowe opracowanie budżetu
- Założenie subkonta konferencyjnego (PLN, EUR I USD)
- Ewidencja przychodów i kosztów
- Wystawianie faktur uczestnikom
- Możliwość płatności online w systemie PayU
- Współpraca ze sponsorami i darczyńcami
- Pomoc w pozyskiwaniu dotacji
-
Logistyka
-
- Rezerwacje sal konferencyjnych, hoteli, obiektów gastronomicznych
- Negocjacje z podwykonawcami
- Koordynacja usług cateringowych
- Organizacja przestrzeni konferencyjnych
- Zapewnienie środków transportu
- Nadzór techniczny, przygotowanie nagłośnienia i sprzętu audiowizualnego
- Prowadzenie rejestracji i punktu informacyjnego wydarzenia
- Przygotowanie stoisk wystawienniczych i tablic posterowych
-
Usługi informatyczne i medialne
- Utworzenie i obsługa strony internetowej wydarzenia
- Prowadzenie sytemu rejestracji uczestników
- Obsługa systemu rejestracji abstraktów i artykułów online
- Redakcja i wysyłka newsletterów
- Tworzenie informacji prasowych i promocja wydarzenia
- Pozyskiwanie patronatów honorowych i medialnych
- Dokumentacja fotograficzna / filmowa
-
Obsługa uczestników konferencji
- Utworzenie skrzynki mailowej i prowadzenie korespondencji z uczestnikami
- Przygotowanie zaproszeń konferencyjnych
- Sporządzenie zaproszeń w celu uzyskania wizy
- Prowadzenie baz danych
-
Materiały konferencyjne
- Stworzenie logotypu i systemu identyfikacji wizualnej
- Przygotowanie pakietów konferencyjnych
- Projektowanie certyfikatów uczestnictwa
- Redakcja, skład i druk materiałów (m.in. Przewodnika, plakatów, książki abstraktów)
- Współpraca z agencją graficzną
- Przygotowanie identyfikatorów i spersonalizowanych gadżetów
- Zapewnienie materiałów turystycznych
-
Tłumaczenia
- Tworzenie treści w języku konferencji
- Zapewnienie tłumaczeń symultanicznych
- Obsługa uczestników w języku wskazanym przez organizatorów
-
Wydarzenia towarzyszące
- Koordynacja i obsługa bankietów, itp.
- Planowanie programu artystycznego
- Zapewnienie zaplecza technicznego
- Przygotowanie i realizacja atrakcyjnych wycieczek
- Stworzenie programu dla osób towarzyszących
….
Zapraszamy do kontaktu: