Organizacja konferencji
Biuro Organizacji Konferencji zajmuje się kompleksową organizacją konferencji i wydarzeń naukowych. Gwarantujemy elastyczne i komfortowe warunki organizacji konferencji i wydarzeń naukowych z podziałem na kwestie naukowe i logistyczne – w zależności od potrzeb przygotujemy kosztorys uwzględniający wszystkie lub wybrane elementy współpracy.
Naszą ofertę kierujemy przede wszystkim do pracowników Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz innych uczelni i instytucji naukowych na terenie Wielkopolski.
Posiadamy 9 lat doświadczenia, realizując w tym czasie ponad 80 konferencji i wydarzeń naukowych o zasięgu krajowym i międzynarodowym. Zdobyta wiedza i doświadczenie predysponują nas do organizacji wydarzeń naukowych na najwyższym poziomie.
Zakres naszych usług:
-
Obsługa finansowa wydarzeń i konferencji:
- Szczegółowe opracowanie budżetu
- Założenie subkonta konferencyjnego (PLN, EUR I USD)
- Ewidencja przychodów i kosztów
- Wystawianie faktur uczestnikom
- Możliwość płatności online w systemie PayU
- Współpraca ze sponsorami i darczyńcami
- Pomoc w pozyskiwaniu dotacji
-
Logistyka
-
- Rezerwacje sal konferencyjnych, hoteli, obiektów gastronomicznych
- Negocjacje z podwykonawcami
- Koordynacja usług cateringowych
- Organizacja przestrzeni konferencyjnych
- Zapewnienie środków transportu
- Nadzór techniczny, przygotowanie nagłośnienia i sprzętu audiowizualnego
- Prowadzenie rejestracji i punktu informacyjnego wydarzenia
- Przygotowanie stoisk wystawienniczych i tablic posterowych
-
Usługi informatyczne i medialne
- Utworzenie i obsługa strony internetowej wydarzenia
- Prowadzenie sytemu rejestracji uczestników
- Obsługa systemu rejestracji abstraktów i artykułów online
- Redakcja i wysyłka newsletterów
- Tworzenie informacji prasowych i promocja wydarzenia
- Pozyskiwanie patronatów honorowych i medialnych
- Dokumentacja fotograficzna / filmowa
-
Obsługa uczestników konferencji
- Utworzenie skrzynki mailowej i prowadzenie korespondencji z uczestnikami
- Przygotowanie zaproszeń konferencyjnych
- Sporządzenie zaproszeń w celu uzyskania wizy
- Prowadzenie baz danych
-
Materiały konferencyjne
- Stworzenie logotypu i systemu identyfikacji wizualnej
- Przygotowanie pakietów konferencyjnych
- Projektowanie certyfikatów uczestnictwa
- Redakcja, skład i druk materiałów (m.in. Przewodnika, plakatów, książki abstraktów)
- Współpraca z agencją graficzną
- Przygotowanie identyfikatorów i spersonalizowanych gadżetów
- Zapewnienie materiałów turystycznych
-
Tłumaczenia
- Tworzenie treści w języku konferencji
- Zapewnienie tłumaczeń symultanicznych
- Obsługa uczestników w języku wskazanym przez organizatorów
-
Wydarzenia towarzyszące
- Koordynacja i obsługa bankietów, itp.
- Planowanie programu artystycznego
- Zapewnienie zaplecza technicznego
- Przygotowanie i realizacja atrakcyjnych wycieczek
- Stworzenie programu dla osób towarzyszących
Wybrane konferencje:
2019: XXX European Congress and Colloquium of Agricultural Law
2019: Third International Legume Society Conference
2019: 100-lecie Wydziału Prawa i Administracji UAM – Zjazd Absolwentów
2018: XV World Congress of Agricultural Law
2017: 55th EHPRG Meeting: High Pressure Science and Technology
2015: Polish Evolutionary Conference
2014: II International Conference Oxygenalia
2014: V Ogólnopolski Zjazd Cywilistów
2013: 8th Meteoroids Conference
2012: I International Conference Oxygenalia
….
Zapraszamy do kontaktu: