Organizacja konferencji
Biuro Organizacji Konferencji PPNT powstało w 2011 roku. Zajmujemy się kompleksową organizacją wydarzeń takich jak konferencje naukowe, kongresy, zjazdy lub realizujemy ich wybrane elementy np. obsługę finansową.
Dysponujemy szeroką ofertą usług, bazą sprawdzonych podwykonawców i wieloletnim doświadczeniem. W latach 2011-2019 zorganizowaliśmy lub rozliczyliśmy ponad 80 różnych wydarzeń, doradzając i wybierając dla naszych klientów najlepsze rozwiązania dostosowane do ich potrzeb i możliwości.
Oferta Biura Organizacji Konferencji PPNT kierowana jest głównie do pracowników Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, jednakże podejmujemy się również organizacji wydarzeń dla innych podmiotów naukowych.
Organizacja konferencji – zakres naszych usług:
-
Obsługa finansowa wydarzeń i konferencji:
- przygotowanie szczegółowego budżetu
- założenie osobnego subkonta konferencyjnego (PLN i EUR)
- zarządzanie przychodami i kosztami konferencji
- usługi księgowe, wystawianie faktur
- umożliwienie płatności online dzięki usłudze PayU
- obsługa umów sponsorskich
- rozliczanie dotacji
- udostępnienie terminalu do płatności na miejscu
-
Logistyka
-
- rezerwacje sal konferencyjnych, hoteli, obiektów gastronomicznych
- negocjacje z hotelami
- dostosowanie obiektów do potrzeb klienta
- zapewnienie środków transportu
- przygotowanie planów pomieszczeń i oznaczeń obiektów
- zapewnienie nadzoru technicznego, nagłośnienia, sprzętu audiowizualnego
- prowadzenie rejestracji, punktu informacyjnego wydarzenia
- wynajem stoisk targowych, tablic posterowych
-
Usługi cateringowe w ramach konferencji
- wybór firmy cateringowej
- dostosowanie oferty do potrzeb klienta
- wynajem potrzebnych obiektów oraz sprzętów
- kontakt z firmą cateringową, koordynowanie działań
-
Materiały konferencyjne
- stworzenie logotypu i systemu identyfikacji wizualnej wydarzenia
- kompleksowe przygotowanie pakietów konferencyjnych
- redakcja, skład i druk materiałów (m.in. książki abstraktów, przewodnika, plakatów)
- współpraca z agencją graficzną
- przygotowanie i druk identyfikatorów dla uczestników
- przygotowanie personalizowanych gadżetów
-
Usługi informatyczne dla wydarzeń
- utworzenie i obsługa strony internetowej wydarzenia
- utworzenie i prowadzenie skrzynki mailowej wydarzenia
- prowadzenie sytemu rejestracji uczestników
- system rejestracji abstraktów i artykułów online
- tworzenie baz danych
- redakcja i wysyłka newsletterów
-
Tłumaczenia
- tworzenie treści w języku angielskim
- tłumaczenie materiałów na dowolny język
- możliwość zapewnienia tłumaczeń symultanicznych
- obsługa uczestników w języku preferowanym przez organizatorów
-
Wydarzenia towarzyszące
- koordynacja wydarzeń około konferencyjnych (kolacji, bankietów, turniejów sportowych itp.)
- tworzenie programu artystycznego dla wydarzenia
- wybór i obsługa artystów
- zapewnienie potrzebnego nagłośnienia, instrumentów
- przygotowanie i realizacja atrakcyjnych wycieczek dla uczestników
- przygotowanie programu dla osób towarzyszących
Nasze największe wydarzenia:
|
|
|
Jakie wydarzenie chcesz z nami zorganizować?