Usługi

Organizacja konferencji

Biuro Organizacji Konferencji zajmuje się kompleksową organizacją konferencji i wydarzeń naukowych. Gwarantujemy elastyczne i komfortowe warunki organizacji konferencji i wydarzeń naukowych z podziałem na kwestie naukowe i logistyczne – w zależności od potrzeb przygotujemy kosztorys uwzględniający wszystkie lub wybrane elementy współpracy.

Naszą ofertę kierujemy przede wszystkim do pracowników Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz innych uczelni i instytucji naukowych na terenie Wielkopolski.

Posiadamy 9 lat doświadczenia, realizując w tym czasie ponad 80 konferencji i wydarzeń naukowych o zasięgu krajowym i międzynarodowym. Zdobyta wiedza i doświadczenie predysponują nas do organizacji wydarzeń naukowych na najwyższym poziomie.

  • Preferencyjne warunki dla środowiska akademickiego
  • Procedury współpracy ustalone z Władzami Uczelni
  • Komfort pracy wynikający z podziału obowiązków na naukowe i logistyczne
  • Kompleksowy lub częściowy zakres współpracy

Zakres naszych usług:

  • Obsługa finansowa wydarzeń i konferencji:

    • Szczegółowe opracowanie budżetu
    • Założenie subkonta konferencyjnego (PLN, EUR I USD)
    • Ewidencja przychodów i kosztów
    • Wystawianie faktur uczestnikom
    • Możliwość płatności online w systemie PayU
    • Współpraca ze sponsorami i darczyńcami
    • Pomoc w pozyskiwaniu dotacji
  • Logistyka

    • Rezerwacje sal konferencyjnych, hoteli, obiektów gastronomicznych
    • Negocjacje z podwykonawcami
    • Koordynacja usług cateringowych
    • Organizacja przestrzeni konferencyjnych
    • Zapewnienie środków transportu
    • Nadzór techniczny, przygotowanie nagłośnienia i sprzętu audiowizualnego
    • Prowadzenie rejestracji i punktu informacyjnego wydarzenia
    • Przygotowanie stoisk wystawienniczych i tablic posterowych
  • Usługi informatyczne i medialne

    • Utworzenie i obsługa strony internetowej wydarzenia
    • Prowadzenie sytemu rejestracji uczestników
    • Obsługa systemu rejestracji abstraktów i artykułów online
    • Redakcja i wysyłka newsletterów
    • Tworzenie informacji prasowych i promocja wydarzenia
    • Pozyskiwanie patronatów honorowych i medialnych
    • Dokumentacja fotograficzna / filmowa
  • Obsługa uczestników konferencji

    • Utworzenie skrzynki mailowej i prowadzenie korespondencji z uczestnikami
    • Przygotowanie zaproszeń konferencyjnych
    • Sporządzenie zaproszeń w celu uzyskania wizy
    • Prowadzenie baz danych
  • Materiały konferencyjne

    • Stworzenie logotypu i systemu identyfikacji wizualnej
    • Przygotowanie pakietów konferencyjnych
    • Projektowanie certyfikatów uczestnictwa
    • Redakcja, skład i druk materiałów (m.in. Przewodnika, plakatów, książki abstraktów)
    • Współpraca z agencją graficzną
    • Przygotowanie identyfikatorów i spersonalizowanych gadżetów
    • Zapewnienie materiałów turystycznych
  • Tłumaczenia

    • Tworzenie treści w języku konferencji
    • Zapewnienie tłumaczeń symultanicznych
    • Obsługa uczestników w języku wskazanym przez organizatorów
  • Wydarzenia towarzyszące

    • Koordynacja i obsługa bankietów, itp.
    • Planowanie programu artystycznego
    • Zapewnienie zaplecza technicznego
    • Przygotowanie i realizacja atrakcyjnych wycieczek
    • Stworzenie programu dla osób towarzyszących

Wybrane konferencje:

2019: XXX European Congress and Colloquium of Agricultural Law
2019: Third International Legume Society Conference
2019: 100-lecie Wydziału Prawa i Administracji UAM – Zjazd Absolwentów
2018: XV World Congress of Agricultural Law
2017: 55th EHPRG Meeting: High Pressure Science and Technology
2015: Polish Evolutionary Conference
2014: II International Conference Oxygenalia
2014: V Ogólnopolski Zjazd Cywilistów
2013: 8th Meteoroids Conference
2012: I International Conference Oxygenalia

….

Zapraszamy do kontaktu:

Wypełnij formularz kontaktowy