Usługi

Organizacja konferencji

Biuro Organizacji Konferencji zajmuje się kompleksową organizacją konferencji i wydarzeń naukowych. Gwarantujemy elastyczne i komfortowe warunki organizacji konferencji i wydarzeń naukowych z podziałem na kwestie naukowe i logistyczne – w zależności od potrzeb przygotujemy kosztorys uwzględniający wszystkie lub wybrane elementy współpracy.

Naszą ofertę kierujemy nie tylko do wszystkich do pracowników Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz innych uczelni i instytucji naukowych na terenie Wielkopolski, ale także do klientów biznesowych.

Posiadamy wieloletnie doświadczenie, w trakcie którego zorganizowaliśmy ponad 100 konferencji i wydarzeń naukowych o zasięgu krajowym i międzynarodowym, stacjonarnie i online, m.in.:

2021-2022: wydarzenia online

Biuro Organizacji Konferencji działające przy Poznańskim Parku Naukowo-Technologicznym oferuje wsparcie organizacyjne oraz dedykowaną platformę do konferencji.

Platformę konferencji online wyróżnia:

Wygoda i łatwość użytkowania: spotkania online z wykorzystaniem przeglądarek internetowych (również na urządzeniach mobilnych) bez konieczności instalacji dodatkowych wtyczek czy oprogramowania; bezpieczeństwo: połączenie w pełni szyfrowane, dostęp zabezpieczony certyfikatem SSL, a wszystkie dane są przechowywane na dedykowanym serwerze w DataCenter PPNT; zgodność z regulacjami prawnymi: standardy gromadzenia oraz przetwarzania danych są zgodne z RODO; gwarantowane wsparcie techniczne i organizacyjne: bezpośredni dostęp do twórców i administratorów platformy, szybka reakcja w przypadku potrzebnych zmian lub awarii; możliwość organizacji dużych wydarzeń: do 500 uczestników (od 09.2021), 4 prelegentów w każdej sesji, do 8 sesji równocześnie; jakość obrazu: wyjątkowa w porównaniu z rozwiązaniami dostępnymi na rynku jakość przesyłanego obrazu; integracja z serwisami video: streaming z YouTube, Vimeo, Twitch i innych; personalizacja narzędzia względem organizowanego wydarzenia: dostosowanie wyglądu konta konferencyjnego według preferencji (np. logotyp, kolory, opisy, komunikaty itp.).

  • konto na serwerze Direct IT i zabezpieczony dostęp;
  • zamieszczenie komunikatów przygotowanych przez organizatorów wydarzenia;
  • samodzielna obsługa organizacyjna i moderatorska wydarzenia;
  • dowolna liczba moderatorów podczas wydarzenia;
  • nieograniczony czas trwania wydarzenia;
  • maksymalnie aktywnych 150 uczestników wydarzenia;
  • maksymalnie do 4 prelegentów synchronicznie;
  • maksymalnie do 8 grup podczas sesji głównej;
  • możliwość rejestrowania sesji;

Zdobyta wiedza i doświadczenie predysponują nas do organizacji wydarzeń naukowych na najwyższym poziomie.

  • Preferencyjne warunki dla środowiska akademickiego
  • Procedury współpracy ustalone z Władzami Uczelni
  • Komfort pracy wynikający z podziału obowiązków na naukowe i logistyczne
  • Kompleksowy lub częściowy zakres współpracy

Wybrane konferencje:

2023:

2022:

2019:

  • Obsługa finansowa wydarzeń i konferencji:

    • Szczegółowe opracowanie budżetu
    • Założenie subkonta konferencyjnego (PLN, EUR I USD)
    • Ewidencja przychodów i kosztów
    • Wystawianie faktur uczestnikom
    • Możliwość płatności online w systemie PayU
    • Współpraca ze sponsorami i darczyńcami
    • Pomoc w pozyskiwaniu dotacji

  • Logistyka

    • Rezerwacje sal konferencyjnych, hoteli, obiektów gastronomicznych
    • Negocjacje z podwykonawcami
    • Koordynacja usług cateringowych
    • Organizacja przestrzeni konferencyjnych
    • Zapewnienie środków transportu
    • Nadzór techniczny, przygotowanie nagłośnienia i sprzętu audiowizualnego
    • Prowadzenie rejestracji i punktu informacyjnego wydarzenia
    • Przygotowanie stoisk wystawienniczych i tablic posterowych

  • Usługi informatyczne i medialne

    • Utworzenie i obsługa strony internetowej wydarzenia
    • Prowadzenie sytemu rejestracji uczestników
    • Obsługa systemu rejestracji abstraktów i artykułów online
    • Redakcja i wysyłka newsletterów
    • Tworzenie informacji prasowych i promocja wydarzenia
    • Pozyskiwanie patronatów honorowych i medialnych
    • Dokumentacja fotograficzna / filmowa

  • Obsługa uczestników konferencji

    • Utworzenie skrzynki mailowej i prowadzenie korespondencji z uczestnikami
    • Przygotowanie zaproszeń konferencyjnych
    • Sporządzenie zaproszeń w celu uzyskania wizy
    • Prowadzenie baz danych

  • Materiały konferencyjne

    • Stworzenie logotypu i systemu identyfikacji wizualnej
    • Przygotowanie pakietów konferencyjnych
    • Projektowanie certyfikatów uczestnictwa
    • Redakcja, skład i druk materiałów (m.in. Przewodnika, plakatów, książki abstraktów)
    • Współpraca z agencją graficzną
    • Przygotowanie identyfikatorów i spersonalizowanych gadżetów
    • Zapewnienie materiałów turystycznych

  • Tłumaczenia

    • Tworzenie treści w języku konferencji
    • Zapewnienie tłumaczeń symultanicznych
    • Obsługa uczestników w języku wskazanym przez organizatorów

  • Wydarzenia towarzyszące

    • Koordynacja i obsługa bankietów, itp.
    • Planowanie programu artystycznego
    • Zapewnienie zaplecza technicznego
    • Przygotowanie i realizacja atrakcyjnych wycieczek
    • Stworzenie programu dla osób towarzyszących

 

….

Zapraszamy do kontaktu:

Wypełnij formularz kontaktowy